Primeramente, se debe tener en cuenta lo importante que es la administración y el proceso administrativo, ya que permiten lograr ciertos objetivos que amerita la organización.
La Administración en el Proceso Administrativo
Primeramente, la administración se refiere a todos aquellos momentos de gestión de la administración que son orientados a garantizar el cumplimiento de una misión y el logro de los objetivos que la organización ha propuesto. Con esto dicho, el proceso administrativo desenvuelve un papel sumamente en la administración de una empresa porque supone la hoja de ruta que se debe seguir en un periodo determinado, para poder alcanzar de esta forma los objetivos que sean establecidos.
Así mismo, según todas las etapas definidas en el proceso administrativo, permitirá a la organización incrementar en gran medida la eficiencia cuando se logren las metas propuestas, lo que supondrá una gran reducción en la cantidad de recursos consumidos, por lo que se podrán destinar los recursos ahorrados a otras acciones que beneficien a la compañía.
Desarrollo Histórico de las Organizaciones
La evolución de estas se remonta a la época de la segunda guerra mundial, sus efectos se extendieron a todos los campos. En lo político y económico las organizaciones tuvieron que afrontar la conversión de sus economías de guerra por economías de paz, lo cual significó un desafío importante. Además, la expansión económica operada en la década inmediata siguiente al terminar la guerra determinó un crecimiento notable de las estructuras de las organizaciones.
Actualmente existen muchos cambios que inciden sustancialmente tanto en las organizaciones como en el campo laboral: se están efectuando cambios que son caracterizados por su celeridad que afectan importantemente a las actividades económicas.
Por último, la globalización (cuando se refiere a a la apertura de un nuevo mercado) y la realización de actividades localizadas en distintas zonas geográficos y junto a esto la irrupción de las nuevas tecnologías de información y comunicación, dan lugar a un nuevo concepto de trabajo que es volátil, efímero, invisible y virtual.
La Organización
¿Qué es?
Digamos que es una estructura ordenada, formada por varias personas que interactúan entre sí y que poseen varios roles, personalidades o cargos que buscan conseguir un objetivo en común en un tiempo, espacio y cultura predeterminada. Es de mencionar que las organizaciones cuentan con normas que son tanto formales como informales que detallan el rol de cada integrante en la estructura y tareas que deben ejercer.
Principios Fundamentales
1. Objetivo
Todas las actividades y tareas de una organización deben girar en función de un objetivo común, este establece el propósito que impulsa la empresa. Así, el objetivo propuesto debe ser general, para que así la meta por alcanzar sea común para todos los departamentos. Es importante mencionar que si la organización no tiene un objetivo común existe la posibilidad de correr el riesgo que cada departamento establezca sus metas que podrían ser contradictorias.
2. Especialización
Los trabajadores deben especializarse en una sola labor, aprovechando así la ventaja o habilidad superior que posee cada integrante, esto ayuda a aumentar la productividad de la empresa. De este modo obtendríamos como resultado que si cada persona tiene un cargo en específico, van desarrollando destrezas y habilidades que permiten maximizar rendimiento y esfuerzo.
3. Jerarquía
Establece un centro de autoridad de donde surge el proceso de comunicación sobre las disposiciones generales a seguir para lograr los objetivos. De hecho, esta jerarquía permite lograr un mejor control tanto de las tareas a realizar como de los resultados obtenidos, por lo que permite que los principios de autoridad y responsabilidad se manejen adecuadamente.
4. Responsabilidad
Muchas veces para cumplir con ciertas responsabilidades se requiere tener cierto grado de autoridad, esta responsabilidad dependerá del cargo que desempeñe cada persona en la empresa.
5. Unidad de mando
Cuando se establece una unidad de mando, cada función debe asignarse a un solo jefe, ya que si no se asignan correctamente las funciones posteriormente será imposible deducir responsabilidades.
6. Difusión
Al realizarla correctamente la difusión que corresponde a cada puesto, se maximizan las ventajas y el uso de recursos en la empresa.
7. Extensión del control
Permite limitar el número de subordinados que dependen de un puesto de mando y que deben reportar a un jefe específico. Lo mejor es que un jefe tenga a cargo como máximo 5 empleados.
8. Coordinación
Establecido con el propósito de lograr mantener el equilibrio dentro de la organización, es necesario para que todos los departamentos funcionen adecuadamente y para alcanzar los objetivos.
9. Flexibilidad
Se debe considerar que siempre cambian los métodos de producción y de comercialización, por lo tanto se debe estar sujeto a los cambios y realizar los ajustes necesarios.
10. Eficiencia
Toda empresa debe tener como meta lograr la mayor producción con los costos más bajos posibles, esto se puede lograr coordinando adecuadamente todos los esfuerzos, pero igualmente es necesario que los empleados se encuentren a gusto dentro de la empresa ya que favorece la productividad.
Funciones básicas
- Dirección: implica coordinar el trabajo con cada uno de los departamentos de la empresa para asegurar que vayan en el mismo sentido.
- Producción: planea el producto, realiza el proceso y controla la calidad de los materiales usados.
- Recursos humanos: encargados de la selección y formación de los empleados y Desarrollo de las relaciones laborales en la empresa.
- Funciones financieras: encargados de procesos relacionados al manejo del dinero, como financiación, operatividad y fiscalidad.
- Comercialización: investigan el mercado para ofrecer productos más competitivos.
Organización Formal
Es la organización oficial de la empresa en la que se establece un conjunto de normas, estructuras y procedimientos que permiten ordenar las actividades de la empresa.
Ventajas de la Organización Formal
- El trabajo manual es parte del intelectual y ejercen sus papeles separadamente.
- La presión sobre el jefe es menor.
- La división del trabajo es organizada y clara.
- Los encargados están especializados.
- Mayor eficiencia.
Desventajas de la Organización Formal
- Puede haber confusión y conflictos si no se respeta la unidad de mando.
- Puede ser difícil identificar y establecer la responsabilidad de cada individuo.
- Puede no haber una clara definición de autoridad.
- Al contar con estructuras complejas, puede carecerse de especialización.
Tipos de la Organización Formal
- Lineal: presenta una forma piramidal en la que los órganos que la conforman siguen el principio de unidad de mando.
- Funcional: aplica el principio Funcional, antiguamente las empresas usaban este tipo para diferenciar las actividades o funciones.
- Mixta: ayuda a las empresas a mantener una cadena de mando con jerarquías pero a la vez generan una comunicación entre iguales y destacan las funciones de áreas y personas.
Organización Informal
Surge espontáneamente a partir de interacciones y relaciones sociales entre las personas situadas en ciertas posiciones de la organización formal.
Ventajas de la Organización Informal
- Facilita un flujo más rápido de la información.
- Facilita la circulación de información excluida en la organización formal.
- La comunicación entre los directivos y empleados es más fluida y bidireccional.
Desventajas de la Organización Informal
- Las personas pueden desvelar información confidencial.
- Al aplicar sus normas informales, pueden desviarse de los objetivos principales.
- Se puede crear un mal ambiente si se transmiten rumores o mentiras entre empleados
Otros Tipos de Organizaciones
Organización Tipo Comité
Esta organización asigna los diversos asuntos administrativos a un cuerpo de personas que se reúnen para discutirlos y tomar una decisión entre todos.
Clasificación
- Directivo: representa a los accionistas de una empresa.
- Ejecutivo: nombrado por el comité directivo para que se ejecuten los acuerdos que el mismo toma.
- Vigilancia: personal confiable encargado de inspeccionar las labores de los empleados de la empresa.
- Consultivo: estos están integrados por especialistas que por sus conocimientos emiten dictámenes sobre asuntos que les son consultados.
Organización por Proyecto
Esta nos permite llevar a cabo una agrupación de los recursos humanos de la empresa en las tareas más adecuadas, todo esto en pro de la consecución de un objetivo común. Por lo que se podría resumir que, organiza a las personas, asignándolas a determinados proyectos de acuerdo a sus cualidades.
Organización Matricial
Consiste en la agrupación de los recursos humanos y materiales que son asignados de forma temporal a los proyectos que se estén realizando, de esta forma se crean equipos con integrantes de diferentes áreas de la empresa con un objetivo en mente. Cabe destacar que, este tipo de organización cuenta con dos tipos de estructuras simultáneamente, lo que es decir, los empleados trabajan con dos cadenas de mando.
Ventajas de la Organización Matricial
- Objetivos del proyecto claros.
- Libre flujo de información.
- Uso eficiente de los recursos.
Desventajas de la Organización Matricial
- Genera informes complejos.
- Sus tiempos de respuesta son lentos.
- Posibles conflictos de poder.
